Verwelkomen en leren kennen van de nieuwe cliënt
Hoe doen we dit bij ZGEM?
Wij willen nieuwe cliënten en hun netwerk goed leren kennen en hen een warm welkom geven. Daarom hebben we het ‘warm-welkom-proces’ ontwikkeld. Zo zorgen we ervoor dat het netwerk betrokken blijft en we een goede basis leggen voor samenwerking.
Wat hebben we gedaan in 2025?
Omdat kennismaken niet op één moment gebeurt, hebben we het afgelopen jaar het proces als geheel verbeterd. Daarbij telt ieder contactmoment. We hebben deze momenten in beeld gebracht en samen bepaald hoe we daarin informatie delen, ophalen en vastleggen wat we hebben afgesproken. Het digitale dossier helpt hierbij, met documenten zoals ‘Dit ben ik’ en via Caren houden we elkaar makkelijk op de hoogte. Alle contactmomenten samen noemen we het warme welkom. Onderdelen daarin zijn onder andere:
- De informatie op onze website die we dit jaar vernieuwd hebben en waarbij we voortaan werken met welkomstpagina’s per locatie met heel gerichte informatie die belangrijk is als je bij ons komt wonen.
- Een welkomstbrief die iedere cliënt ontvangt, voorafgaande aan de verhuizing. Daarin verwelkomen we de cliënt, geven we informatie over onder andere de voorwaarden, zorgplan, en inzet van hulpmiddelen en technologie. Ook is er meer gerichte informatie via een link naar de welkomstpagina van de betreffende locatie.
- Het welkomstgesprek kan al voor de verhuisdatum worden gepland en hierin maakt men met elkaar kennis en wordt alle belangrijke informatie doorgenomen. Verder worden in dit gesprek ook benodigde formulieren ingevuld.
- We besteden ook aandacht aan wie de cliënt vertegenwoordigt als hij of zij dat zelf niet (meer) kan. Het is belangrijk om te weten wie dan beslissingen mag nemen over zorg en behandeling. Ook dat leggen we vast in ons dossier.
Na de verhuizing wordt een zogenoemd Samen-doen-gesprek gehouden. Bij dit gesprek worden zoveel mogelijk mensen uit het netwerk van de cliënt betrokken. Er wordt onder andere gesproken over de eerste ervaringen, het leven zoals men gewend was en hoe dat zoveel mogelijk voort te zetten en wie wat bij kan dragen aan de hand van wensen en behoeften.
Klik hier voor de folder cliëntvertegenwoordiging.
Wat doen we in 2026?
We zien nog een grote diversiteit in hoeverre het warm welkom geïmplementeerd is in de teams. Doel is daarom dat in 2026 het warm welkom in alle teams vanzelfsprekend is. Ook gaan we vanaf januari 2026 werken met een welkomstbrief. Daarin verwelkomen we de cliënt, geven we informatie over voorwaarden, zorgplan, continu verbeteren en inzet van hulpmiddelen en technologie. Ook is er meer gerichte informatie via een link naar de welkomstpagina van de betreffende locatie.
