Ontregelen

Hoe doen we dit bij ZGEM?

Sinds enkele jaren zijn we bezig met ontregelen. Door het creëren van een ontregelbeweging in de hele organisatie ontstaat er meer ruimte voor de bedoeling: tijd voor de client. We verminderen administratieve lasten door processen te schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken. Om de ontregelbeweging op gang te brengen hebben we enkele ontregelambassadeurs die samen ontregelvragen ophalen. Daarnaast zijn er ontregeladviseurs die ondersteunen bij ontregelvraagstukken en bij het delen van de resultaten in de organisatie.

Samen met Vilans, de landelijke kennisorganisatie voor de langdurige zorg en ondersteuning, hebben we de ‘Kraak-de-casus-tool’ ontwikkeld. Kraak de Casus is een sessie, waarin je samen met het team en andere betrokkenen uit de organisatie aan de slag gaat om een regel of werkproces te versimpelen. Met praktijkvoorbeelden onderzoek je waarin onnodige regeldruk wordt ervaren. Vervolgens worden oplossingen bedacht voor deze onnodige handelingen.

Klik hier voor meer informatie over Kraak de Casus. 

Wat hebben we gedaan in 2025?

In 2025 hebben we meerdere kleinere en grotere ontregelvraagstukken gekraakt. Hieronder daaruit twee ontregelvraagstukken uitgelicht:

We hebben onderzoek gedaan naar de dubbele controle van risicovolle medicatie. Dit heeft ertoe geleid dat we in 2026 stoppen met de verplichte dubbele controle bij het toedienen van risicovolle medicatie. Er hoeft daardoor niet meer standaard door een collega meegekeken te worden. Daarbij het uitgangspunt dat medewerkers goed blijven opletten en hun eigen professionele oordeel gebruiken. Ook kunnen zij er nog steeds kiezen voor een dubbele controle, wanneer ze dat fijn vinden. Het hoeft alleen niet meer vastgelegd te worden. 

Ook heeft een project zich gericht op het screenen, verminderen en optimaliseren van de formulieren die worden gebruikt bij een verhuizing. We informeren onze toekomstige cliënten voortaan met een digitale welkomstbrief met een link naar informatie op onze website. Medewerkers hoeven minder formulieren te printen en te laten ondertekenen en nemen toekomstige cliënten meer stapsgewijs mee in de informatie die bij een verhuizing van belang is. Hiermee wordt het verhuisproces klantvriendelijker, efficiënter en uniformer met aandacht voor duurzaamheid en kwaliteit. Ter illustratie: tot nu toe kostte dit proces zo’n 65 geprinte papieren per cliënt. We hadden zo’n 42 verschillende documenten die daarbij werden gebruikt. Dit is teruggebracht naar acht geprinte papieren per cliënt. 

Wat doen we in 2026?

In 2026 gaan we verder met het ontregelen, vereenvoudigen en optimaliseren van processen. Zo wordt er hard gewerkt aan het methodisch werken met het zorgplan. Daarin worden de processen tegen het licht gehouden, verduidelijkt, geüniformeerd en waar kan vereenvoudigd.