Medezeggenschap

Binnen Zorggroep Elde Maasduinen (ZGEM) hebben we een Ondernemingsraad (OR), een Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR), een Strategisch medisch adviesteam (SMAT), een Centrale Cliëntenraad (CCR), lokale cliëntenraden voor elke locatie en een lokale raad voor het organisatieonderdeel ‘thuis en tijdelijke zorg’.

Ondernemingsraad

De Ondernemingsraad van ZGEM is gesprekspartner van de Raad van Bestuur en de Concerndirectie. Vanuit haar medezeggenschapsrol adviseert de raad over onderwerpen die alle medewerkers binnen ZGEM aangaan. De OR sluit bij diverse overlegvormen binnen de organisatie aan, of het nu gaat om tijdelijke projecten of om de strategische programma’s van de organisatie. De raad denkt kritisch mee en ziet erop toe dat het proces van besluitvorming zorgvuldig verloopt.

In 2023 heeft de OR haar nieuwe visie geïntroduceerd bij onder meer de bijeenkomsten van ZGEM Inspireert. Aan de hand van een enquête over het vakantie/verlof reglement die de OR onder medewerkers heeft uitgezet is de regeling aangepast in samenspraak met HR. Ook heeft een afvaardiging van de OR op diverse locaties binnen de organisatie meegelopen met de toetsing van de Risico Inventarisatie & Evaluatie.
Vanaf 1 januari 2024 gaat een nieuwe OR zittingstermijn in van vier jaar. Eind 2023 worden daartoe verkiezingen gehouden.

In 2023 heeft de OR zes keer vergaderd met de Raad van Bestuur en leden van de Concerndirectie en zijn de volgende instemmingsverzoeken en adviesaanvragen behandeld:

Instemmingsverzoeken

• Kwaliteitsvenster 
• Ondernemingsovereenkomst 
• Alcohol-, drugs- en medicatiebeleid 
• Attentiebeleid medewerkers 
• Klokkenluidersregeling 
• Gedragscode
• Vakantie/verlof reglement

Adviesaanvragen

• Herbenoeming voorzitter Raad van Toezicht
• Sluiting receptie locatie Simeonshof
• Overdracht Hulp bij Huishouden
• Manager ICT en secretariaat Thuiszorg
• Centrale plan van aanpak Risico Inventarisatie & Evaluatie
• Benoeming lid Raad van Toezicht

De begroting, de werkkostenregeling en de financiële rapportages zijn toegelicht door de concerndirecteur Bedrijfsvoering.
Andere zaken die besproken zijn in de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur zijn onder meer: de evaluatie van de organisatiestructuur, de uitkomsten van de werkgelukmeting, de regeling BalansBudget, de jaarrapportage melding incidenten medewerkers, periodieke verzuimanalyses, rapportages in-/uitstroom, de strategische programma’s van ZGEM, het informatiebeveiligingsbeleid, de samenwerkingsovereenkomst regio Noordoost Brabant en de Kaderbrief.

Sociaal plan
Een sociaal plan is bedoeld om regelingen en voorzieningen te treffen voor een groep medewerkers die getroffen wordt door bijvoorbeeld een reorganisatie. Het is opgesteld om de rechten en plichten van zowel medewerker als werkgever te waarborgen. De OR en Raad van Bestuur zijn overeengekomen het sociaal plan van ZGEM te verlengen tot en met 31 december 2024, zodat het gelijk loopt met de cao VVT.

Cliëntenraad

De Centrale Cliëntenraad en de Raad van Bestuur zijn een vorm van medezeggenschap overeengekomen die het best past bij de organisatie. Deze vorm voldoet ook meteen aan de eisen van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz 2018). De basis hiervoor is gelegd in een medezeggenschapsregeling, met een zorgvuldige inrichting van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van zowel de centrale als de lokale cliëntenraden, een samenwerkingsovereenkomst tussen de CCR en ZGEM en een faciliteitenregeling voor de CCR en de lokale cliëntenraden.

In de CCR komt een afvaardiging van lokale cliëntenraden op voor de gemeenschappelijke belangen van alle cliënten. De lokale cliëntenraden die nog niet vertegenwoordigd zijn in de CCR zijn in 2023 door enkele leden van de CCR tijdelijk ondersteund in het voorzitterschap. Op deze manier is de verbinding met alle locaties tot stand gebracht.

De Centrale Cliëntenraad heeft het onderwerp aangeleverd voor de interne audit van 2023. Deze audit betrof het proces rondom het informeren van de cliënt (met behandeling) en/of zijn contactpersoon over de gezondheidsstatus van de cliënt. De raad heeft voor dit onderwerp gekozen gezien de toekomstige veranderingen, zoals de complexiteit van de zorgvraag en de verblijfsduur.

De CCR is betrokken bij onder andere de zorginkoop gesprekken, de meting van cliëntervaringen, de werkgroep ZGEM Rookvrij, de werkgroep Meldingen Incidenten Cliënten, het project Samen Zorgen, strategiesessies en de evaluatie van de organisatiestructuur.

De CCR heeft in 2023 vijf keer vergaderd met de Raad van Bestuur en leden van de Concerndirectie. Hierbij zijn de volgende instemmingsverzoeken en adviesaanvragen door de CCR behandeld:

Instemmingsverzoeken

• Kwaliteitsvenster
• Aanpassing beleid multidisciplinair overleg
• Regionaal Coördinatiepunt Noordoost Brabant

Adviesaanvragen

• Herbenoeming voorzitter Raad van Toezicht
• Overdracht Hulp Bij Huishouden
• Benoeming lid Raad van Toezicht
• Tarievenlijst 
• Begroting

Andere zaken die besproken zijn in de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur zijn onder meer: uitkomsten van de meting cliëntervaringen, het jaaroverzicht klachten cliënten, het nieuwe systeem met betrekking tot het elektronisch cliëntendossier, de analyse onvrijwillige zorg Wet Zorg en Dwang , de strategische programma’s van ZGEM, het jaarverslag Meldingen Incidenten Cliënten, de samenwerkingsovereenkomst regio Noordoost Brabant, de Kaderbrief, updates van de vastgoedprojecten, ontwikkelingen rondom de Persoonlijke Gezondheidsomgeving, de jaarrekening en het accountantsverslag van 2022 en de stand van zaken met betrekking tot zorgcontractering.

Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad

De VVAR geeft op beroepsinhoudelijke basis advies aan de Raad van Bestuur en de Concerndirectie om de kwaliteit van de zorg te waarborgen en te verbeteren. Door deze adviserende rol heeft de VVAR een stem in het korte- en langetermijnbeleid van de organisatie. Daarnaast stimuleert de VVAR beroepsinhoudelijke ontwikkelingen en gaat de raad in gesprek met de beroepsgroep. De VVAR kan onder andere bijdragen aan:

• Verbetering van de kwaliteit van zorg voor cliënten.
• Een beleid dat beter aansluit bij de professionele beroepsuitoefening en de dagelijkse praktijk.
• Een grotere betrokkenheid van de zorgprofessionals bij de koers van de organisatie.
• Verbreding van het draagvlak voor nieuw beleid onder zorgprofessionals binnen de organisatie.

De VVAR levert een bijdrage aan de voorbereiding van de Dag van de Verpleging. Daarnaast is de raad aangesloten bij (V)VAR netwerkbijeenkomsten in de regio en neemt ze deel aan V&VN bijeenkomsten.
Dit jaar heeft de VVAR workshops gegeven bij de bijeenkomsten van ZGEM Inspireert, in vervolg op de dialoogsessies die de VVAR het jaar ervoor heeft gehouden waarbij zorgcollega’s zijn gevraagd om mee te denken over de zorg in de toekomst.
Om de achterban actief te kunnen betrekken bij diverse vraagstukken heeft de VVAR een werkgroep gevormd met vertegenwoordigers van de beroepsgroep binnen ZGEM: de Zonnestraaltjes.

In 2023 heeft de VVAR vijf keer vergaderd met de Raad van Bestuur en enkele leden van de Concerndirectie. De VVAR heeft advies uitgebracht over:

• Aanpassing beleid multidisciplinair overleg
• Kwaliteitsvenster 2023
• Herbenoeming voorzitter Raad van Toezicht 
• Profielschets lid Raad van Toezicht

Met de VVAR is daarnaast onder meer gesproken over: de evaluatie van de organisatiestructuur, het leer- en ontwikkelbeleid, de resultaten en aanbevelingen naar aanleiding van de VVAR dialoogsessies, innovatieprojecten, de stand van zaken met betrekking tot zorgcontractering, de keuze voor de zorgplanmethodiek met betrekking tot het elektronisch cliëntendossier, de uitkomsten van de werkgelukmeting, de strategische programma’s van ZGEM, de
samenwerkingsovereenkomst regio Noordoost Brabant, de Kaderbrief en het thema anders werken bij oogdruppelen in Midden en West-Brabant.

Strategisch medisch adviesteam (SMAT)

Naast de inspraak van verpleegkundigen en verzorgenden vinden we het ook belangrijk om medische professionals mee te laten praten over voor hen relevante strategische onderwerpen. In 2023 hebben we dit op twee manieren gedaan. Ten eerste door middel van gezamenlijke bijeenkomsten van de concerndirectie en de medische vakgroep, waarin onder andere stilgestaan werd bij toekomstontwikkelingen in de VVT-sector en innovatie. Ten tweede door het instellen van een strategisch medisch adviesteam (SMAT) als gesprekspartner voor de Raad van Bestuur en enkele leden van de concerndirectie waarin meer ruimte is om dieper in te gaan op relevante strategische thema’s. Het SMAT kende in 2023 een informeel karakter. We zijn van plan de rol van SMAT in 2024 verder te gaan formaliseren, zodat het meer en meer de rol gaat krijgen van medezeggenschapsorgaan en daarmee vergelijkbaar wordt aan de VVAR.